Nous observons dans le monde de l’entreprise l’adoption de plus en plus répandue d’outils collaboratifs et le recours aujourd’hui intégré dans les habitudes de travail d’un ensemble de fonctionnalités très diversifiées conjuguant les outils de messagerie, de gestion de contenu, de workflows, de calendriers partagés, de moteurs de recherche, de conférences en ligne, mais aussi les  réseaux sociaux, les "chats"…

Leur point commun est la mise en relation des acteurs par la voix/l’échange de données, en différé ou en temps réel, la modification de ces données, également en différé ou temps réel, par un ou plusieurs acteurs, et l’enchaînement des tâches ou actions en découlant.

Un investissement réel a été opéré en faveur de ces outils appliqués à la sphère professionnelle, dans le cadre d’une collaboration avancée entre équipes projets, partenaires, etc... Cet investissement s’est opéré en même temps que le web 2.0 gagnait en crédit grâce à une plus grande richesse de fonctionnalités et de contenus sur la toile.

Au final, la maturité des outils de collaboration avancées apporte une réponse à la problématique du partage de l'information, qui a été optimisée en même temps que la réactivité des collaborateurs dans l'entreprise, mieux armés pour agir à partir d'événements, et mieux intégrés au sein d’équipes projets soudées et communiquant en continu.

Les outils de gestion collaborative se caractérisent par la multiplicité des supports, induite par la diversité des intervenants, et par la richesse et la nature des fonctionnalités recherchées : PDA, extranet, intranet, emails, solutions de partage d’applications, solution de mise à jour de contenu, flux rss, systèmes de votes…
La complexité consiste à les articuler autour d’une plateforme la plus unifiée et intégrée possible pour faire converger équipes et efforts vers un but commun.

Pour saisir le périmètre que couvre les usages et composantes principales d’une plateforme de collaboration avancée, nous devons d’abord comprendre les évolutions du web vers le Web 2 .0 : les internautes prennent un rôle actif dans la consultation et la constitution de contenus ; incidemment, la mise en relation des individus est facilitée.
C’est la vocation notamment des réseaux sociaux qui répondent alors dans un premier temps au besoin de découverte de l’autre sur internet à titre individuel. Dans ce domaine, les pratiques sur internet entre particuliers ont inspiré le monde de l’entreprise : les technologies telles que chat, wikis, blogs, forums, et les rich media, pour ne citer que celles-ci, prennent leur place au même titre que les outils plus traditionnels de l’entreprise.

L’enjeu est de fournir un ensemble de solutions qui s’insèrent de façon très pertinente et concrète dans les processus de "Team Building", au sein même de la société comme à l’extérieur.
Cet ensemble peut être mis au service d’une gestion collaborative de projet pour couvrir la vie du projet, depuis sa conception et le développement d’idées, jusqu’à la production d’un livrable.
Dans un premier temps, l’email, le téléphone, le chat, serviront  à la mise en relation et la création d’équipes orientées projet.
Cependant, la création de l’environnement projet et sa gestion nécessiteront le recours à une plateforme de travail collaboratif et aux réseaux sociaux adaptés. Il en va de même pour le web conferencing, qui peut aussi être invoqué sur le plan économique pour diminuer les coûts de déplacement d’équipes géographiquement éloignées.

Ces outils ou technologies peuvent être regroupés par grandes familles de fonctionnalités : gestion de connaissances, partage d’information/d’applications, versionning et archivage de documents, plans, notes techniques, publication/révision/validation de contenu, partage/affectation de tâches…